群众通过书信、电子邮件等形式向市领导或信访部门反映问题，是表达心声的重要方式，我们非常欢迎，也有义务和责任办理好每一件来信，帮助群众解决所反映的实际问题。但在具体办理群众来信时，我们发现不少来信存在内容不详、字迹潦草、表达不清、不留联系地址等现象，这为我们带来了很多不必要的困难，增加了工作量。因此，群众在给上级领导和信访部门写信反映问题时应力求做到以下几点：

    1、书写工整、字迹清楚。写信人自己不会写或写不好时，可以找人代写，有条件的最好打印。这是信访工作人员搞清楚信中反映问题的基础。

    2、反映问题应事实求是，不夸大，也不缩小。语言表达要简捷清楚，让人看了一目了然，一页纸能写明白的，绝不用两页。这样既节约写信人的成本，也节约工作人员的时间。

    3、反映问题或提出意见和建议提倡一信一事，就是一封信只反映一个问题或一类问题，且这些问题应属于市委、市政府及其各职能部门管辖处理，涉及法律方面的问题应直接向司法机关反映。这样便于来信的办理和问题的处理。

    4、一定要写清楚联系地址和联系人，有电话的，最好留下联系电话，有工作单位的，应写清楚本单位和上级主管单位名称。这样有利于工作人员进一步了解情况，同时也便于反馈问题的处理结果。

    5、提倡充分利用网络，通过电子邮件反映问题、提出意见和建议，这样可以节约大量人力物力，提高办事效率，增强保密性。

                        （市信访局办信查办处供稿）

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2004-5-9